如何做好文员

发布:2012-05-23 15:25:05作者: 浏览量:3680

文员工作涉及面较广,事务较繁琐,对完成工作的质量效率也有一定的要求,不同的岗位、不同企业对文员要求也不一样,常见的要求有打字速度快、文字处理能力强、专业对口、身体健康、工作压力承受力强等等。 
首先应该了解自己的工作范围,自己的职责,不同的部门,文员的职责也不同,但是不外乎一下几点: 
办公室文员(会议、文书、印信、档案、接待、宣传栏、文件报纸收发)工作职责: 
1、接听、转接电话;接待来访人员。 
2、负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作,做好办公室档案收集、整理工作。 
3、负责总经理办公室的清洁卫生。 
4、做好会议纪要。 
5、负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。 
6、负责传真件的收发工作。 
7、负责办公室仓库的保管工作,做好物品出入库的登记。 
8、做好公司宣传专栏的组稿。 
9、按照公司印信管理规定,保管使用公章,并对其负责。 
10、管理好员工人事档案材料, 建立、完善员工人事档案的管理,严格借档手续。 
11、统计每月考勤并交财务做帐,留底。 
12、管理办公各种财产,合理使用并提高财产的使用效率,提倡节俭。 
13、领导或上级交代的其他工作.

其次应该在个人着装人际交流上注意以下几点

1.着装上:一定要端庄、得体、大气、大方。男的可以选择白色、蓝色。女的不要选择太花哨的衣服、白色、浅色系的会比较好!小褂、短裙。因季节而定。
2.头型上:是男的的话,可以自然一点,给人一种稳重的感觉;是女的话,卷发会让人看起来成熟;长发会让人看起来飘逸;短发会让人看起来干练。
3.化妆上:男的话,脸上一定要干净。不要留胡须。女的话,以淡妆为好,切忌浓妆艳抹。
4.工作态度上:一定要麻利、勤快、不该问的事不要问、不该说的话不要说。眼观六路耳听八方。注意察言观色。。
5.书写上:一定要写的字体清楚、突出重点,切记繁琐。
6.语言上:说话是个技巧,轻声细语和大声不好。。中音为宜,语速不要过快,当然是普通话为佳。。
7.在接听电话时:一定要听的仔细,手中迅速的用笔记录下来。不要丢三落四。
8.领导来了,起身问好,面带微笑,目光中含笑,目送领导进出。
9.同事关系上:沟通、请客、但记住说话不要太直、不要太白了。
10.做好本职工作是首要责任,不要越线,不要得罪不该得罪的人。
笑容、效率、语言沟通、聚会能参加的就不要推辞、干练、不失稳重。


再次,要想成为一个合格或者优秀的文员,在工作能力上应具备如下几点: 

1、良好的文字处理能力,这是保证自己工作方向的基础,能让主管省事或另眼相看,这也是提升自己能力和地位的一大法宝。这里的学问很深,自己最好备1本办公文书写作大全之类的书,这是必备的工具书,有些公司配的有,比如我们就有。比如我们公司,聘请了一名兼职秘书,其工资也是1200元/月,每周6到公司1次即可。 

2、电脑应用能力。应能独立操作计算机,熟练操作Word、Excel、PowerPoint、Outlook等办公自动化软件及Internet邮件收发和处理技巧,政府机关的文员也要求对WPS有一定的认识。 

3、能熟练运用各类办公自动化设备,打印机、复印机、传真机、扫描仪、刻录机,如果您对以上机器具有简单维修技能,那一定是领导的掌中宝。

4、良好的沟通协调能力,文员作为基层员工,一定要正确领会领导的意思,一件事不可能让上级主管给你交代了又交代,较强的保密意识也就是责任心。同时,作为文员,接听电话时间也多,作为公司与外界电话联系的第一人,你说沟通技巧重要不呢?当然公司各项业务一定要熟悉和精通。 

5、其他能力,如一定的英语知识,较好的记忆力,时间分配能力等综合能力。 
需要说明的是:每个企业根据企业不同的阶段要求的能力也不一样,当然,待遇基本也有差别。但文员确实是一个很能培养自己、锻炼自己不错的一个职位。 
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